Política de tratamiento de datos
1. Definiciones. De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. Responsable del Tratamiento. El Responsable del Tratamiento de los datos personales
es COBIRAIZ con domicilio en la ciudad de Cali.
Los datos de contacto son los siguientes:
– Dirección: Av. Roosevelt No. 27-13 Of. 201
– Celulares: 311 3890024
– Página web: www.cobiraiz.com
– Correo electrónico: info@cobiraiz.com
3. Encargado del Tratamiento. El Encargado del Tratamiento de los datos personales es COBIRAIZ con domicilio en la ciudad de Cali. Los datos de contacto son los siguientes:
– Dirección: Av. Roosevelt No. 27-13 Of. 201
– Celulares: 311 3890024
– Página web: www.cobiraiz.com
– Correo electrónico: info@cobiraiz.com
4. Datos Personales Recolectados: Los datos personales que serán recolectados e
incluidos en la base de datos se limitarán a los datos personales que son pertinentes y
adecuados para la finalidad para la cual serán recolectados, y son los siguientes:
a) Datos básicos como son: Nombre y Apellidos, No de identificación,
b) Dirección y lugar de residencia, No. Telefónico, No. Celular, Estado Civil
c) Entidad y Número de Cuenta bancaria
d) Nombre del contacto familiar, No. y Nombre de los hijos
e) Tipo de sangre.
f) Entidades de afiliación a seguridad social
g) Nombre de la empresa
h) Propietario o Nombre representante legal
i) Dirección de la empresa
j) Numero de Nit
k) Registro Mercantil
l) Correos electrónicos
m) Teléfonos y Celulares de Contacto
n) Información Tributaria
5. Finalidad de la Recolección de los Datos Personales. Los datos personales relacionados
en el artículo anterior serán utilizados de manera directa o a través de terceros
designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes
finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de COBIRAIZ:
a) Celebración de Contrato de Trabajo, Contrato de Servicios, Contrato de Obra o
Labor realizada
b) Realización de afiliación a las entidades de Seguridad Social
c) Tener datos de contacto diferentes en caso de requerir notificar eventos laborales,
ausencia, accidente, etc.
d) Contar con información de contacto actualizada para llevar a cabo actividades
regulares en el ámbito del desarrollo normal y ordinario de la relación comercial
e) Facilitar procesos de ejecución de cotizaciones y compras
f) Promover nuestros productos y servicios que estén relacionados o no con el
contrato celebrado entre la Empresa y el Titular
g) Realizar actividades de mercadeo, facturación, cobranza y recaudo
h) Contar con la información bancaria y tributaria necesaria para cumplir con
nuestras obligaciones contractuales y con las requeridas por la legislación
colombiana
6. Deberes de COBIRAIZ. En su calidad de Responsable del Tratamiento. COBIRAIZ, tendrá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COBIRAIZ. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COBIRAIZ, salvo cuando se trate de datos personales respecto de los cuales la Ley 1581 de 2012 expresamente exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento
c) Ser informado por COBIRAIZ previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
8. Legitimación para el ejercicio de los derechos delos Titulares. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, y
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
9. Autorización. Para la recolección y el tratamiento de los datos personales, se requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual constará por escrito. En la solicitud de autorización se informará sobre los datos que serán recolectados y su finalidad, así como los derechos que le asisten al Titular y la información de contacto de COBIRAIZ. Esta autorización estará disponible para consulta posterior por parte del Titular.
10. Casos en que no se requiere autorización. De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la
autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial
b) Datos de naturaleza pública
c) Casos de urgencia médica o sanitaria
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos, y
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
11. Consultas y Reclamación. Considerando que los titulares de la información les asiste el derecho de hacer consultas y reclamaciones acerca su información personal que reposa en las bases de datos de COBIRAIZ, para ello se ha diseñado e implementado el procedimiento que a continuación se describe:
a) Atención de solicitud: El titular puede realizar la consulta por medio escrito o verbal al correo: info@cobicivil.com, al Teléfono: 5586151 o al Celular: 317 3004257.
b) Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud y acompañado de los documentos que se quiera hacer valer.
c) Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes serán atendidas en un término no superior a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando además la fecha en que se dará respuesta a su consulta.
d) Canales: Para la atención de las consultas y reclamos descritos se han habilitado los siguientes canales:
– Dirección: Av. Roosevelt No. 27-13 Of. 201
– Celulares: 311 3890024
– Página web: www.cobiraiz.com
– Correo electrónico: info@cobiraiz.com
13. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante COBIRAIZ.
14. Cambios a esta política. COBIRAIZ se reserva la facultad de modificar en cualquier momento la presente Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
15. Vigencia. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia a partir del día de su publicación en los canales de información de COBRAIZ. Las bases de datos sujetas a tratamiento, estarán vigentes por el término que duren las relaciones contractuales o comerciales que tenga COBIRAIZ con el titular de los datos personales, más el término adicional que establezca la ley.
Esta política entra en vigencia a partir del 7 de enero de 2021.
